“Quanto costa un software su misura?” è la prima domanda che ci fanno le aziende che vogliono un gestionale o un CRM costruito sui propri processi. La risposta onesta è: dipende. Ma dipende da fattori precisi, che si possono conoscere in anticipo.
In questo articolo vediamo cosa determina il prezzo, quali costi considerare oltre allo sviluppo e come impostare il progetto per spendere il giusto.
Software su misura o software pronto?
Prima di parlare di prezzi conviene chiarire l’alternativa. Un software pronto (in abbonamento o a licenza) costa poco all’inizio ma ti obbliga ad adattarti al suo modo di lavorare. Un software su misura costa di più all’avvio ma segue i tuoi processi, cresce con l’azienda e non ha canoni per utente.
Il su misura conviene di solito quando:
- i processi dell’azienda sono specifici del settore (commesse, impianti, logistica, import/export);
- oggi lavori con fogli Excel, email e programmi diversi che non si parlano;
- paghi diversi abbonamenti e nessuno copre davvero le tue esigenze;
- hai bisogno di collegare sito, e-commerce, magazzino e CRM.
I fattori che fanno variare il prezzo
1. Numero e complessità delle funzioni
Un’anagrafica clienti con pipeline commerciale è un progetto molto diverso da un gestionale che segue commesse, magazzino, interventi tecnici e fatturazione. Più processi copre il software, più tempo serve per progettarlo e svilupparlo.
2. Utenti, ruoli e permessi
Se il software lo usano tre persone con gli stessi permessi, è semplice. Se lo usano commerciali, tecnici, amministrazione, clienti e fornitori, ognuno con le sue viste e i suoi limiti, la progettazione cresce.
3. Integrazioni
Collegare il software ad altri sistemi (sito, e-commerce, programma di fatturazione, Google Workspace, strumenti di marketing) è spesso la parte più delicata. Il costo dipende da quanto quei sistemi sono aperti e documentati.
4. Migrazione dei dati
Portare nel nuovo sistema anni di dati da Excel o da un vecchio gestionale richiede pulizia, controlli e test. È un lavoro che spesso viene sottovalutato nei preventivi.
5. Accesso da mobile e app
Una web app accessibile dal browser, anche da smartphone, copre la maggior parte dei casi. Un’app nativa da pubblicare sugli store aggiunge costi di sviluppo e manutenzione.
6. Automazioni e intelligenza artificiale
Notifiche, report automatici, assegnazione dei lead, lettura di documenti con l’intelligenza artificiale: ogni automazione fa risparmiare tempo al team, ma va progettata e testata.
Ordini di grandezza
Senza un’analisi non è possibile dare una cifra seria. Come ordine di grandezza, sul mercato italiano:
- uno strumento semplice con poche funzioni e pochi utenti parte da alcune migliaia di euro;
- un CRM o gestionale di reparto con integrazioni si colloca nella fascia delle decine di migliaia;
- un gestionale aziendale completo, con più reparti, portali per clienti e fornitori e molte integrazioni, può superare queste cifre ed è di solito sviluppato per fasi.
Diffida dei preventivi fatti senza aver visto i tuoi processi: o sono gonfiati per prudenza, o lasciano fuori parti che pagherai dopo.
I costi da considerare oltre allo sviluppo
- Hosting e infrastruttura: server o cloud su cui gira il software.
- Manutenzione: aggiornamenti di sicurezza, correzioni, piccoli adeguamenti.
- Evoluzioni: nuove funzioni che emergono quando il team inizia a usarlo.
- Formazione: poche ore ben spese evitano che il software resti inutilizzato.
Chiedi sempre che questi costi siano indicati nel preventivo, separati dallo sviluppo.
Come spendere il giusto
- Parti da un’analisi dei processi: prima di scrivere codice si mappa come lavora davvero l’azienda.
- Sviluppa per fasi: una prima versione con le funzioni essenziali, poi le altre in base all’uso reale.
- Coinvolgi chi userà il software: i commerciali e i tecnici sanno cosa fa perdere tempo.
- Verifica i bandi: esistono spesso contributi regionali e nazionali per la digitalizzazione delle imprese che possono coprire parte dell’investimento.
Esempi di progetti
Negli ultimi anni abbiamo sviluppato, tra gli altri, gestionali per un’azienda di impiantistica, per un’azienda industriale e per un’azienda di import/export, oltre ai nostri strumenti interni Kairos CRM e Kairos Planner. Ogni progetto è partito da un’analisi dei processi ed è stato rilasciato per fasi.
Trovi i dettagli nella pagina software su misura. Se ti serve un portale ordini per i tuoi rivenditori, guarda anche l’e-commerce B2B.
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